Glosario de vocabulario archivístico

Archivador: Mueble de oficina, preferentemente homologado, que sirve para mantener bien ordenados documentos en trámite, fichas, etc.

Archivo:

  1. Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de las funciones y competencias propias de personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.
  2. Institución encargada de la custodia, control y difusión de determinados fondos documentales.
  3. En función del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administración central, periférica, autonómica, local, judicial, etc. En función del ámbito de sus fondos pueden ser nacionales, regionales, provinciales, de distrito o comarcales.

    En función de la propiedad de los fondos, pueden ser públicos o privados.

    En función del ciclo vital de los documentos, pueden ser archivos de oficina, centrales, intermedios o históricos.

  4. El archivo también es el lugar donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.
    1. Archivo de una entidad administrativa.
    2. Cada uno de los archivos que corresponden a las tres primeras etapas del ciclo vital de los documentos, previas a la conservación permanente.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por el personal de las oficinas. Con carácter general, no podrá custodiar documentos que superen los diez años de antigüedad.

Archivo central: Agrupa los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión del organismo, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. El archivo central coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión.

Archivo histórico: Contiene documentación que una vez evaluada se considera de conservación permanente. Ingresa la documentación preveniente del Archivo Central que a su vez la ha recibido del de gestión. También se pueden conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición o por incorporación.

Camisa: Cubierta en papel doblado para la protección de documentos o expedientes.

Carpeta: Conjunto rígido formado por dos cubiertas de cartón unidas por un material flexible y que sirve para la conservación, y que constituye la unidad de instalación.

Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Esta operación se encuentra dentro de la fase de tratamiento archivístico denominada identificación.

Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles alteraciones físicas en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

Conservación permanente: Situación derivada de la fase de valoración que afecta los documentos que han desarrollado valores secundarios y en consecuencia no pueden ser eliminados.

Custodia: Responsabilidad jurídica que implica la correcta conservación de los fondos por parte de la institución archivística.

Depósito: Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos.

Descripción: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de información (catálogo) para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.

Descriptores: Identificadores de sitios geográficos, de personas, cronológicos, de entidades y de temas que identifican el contenido de los documentos. A partir de los descriptores se elaboran los índices.

Documento: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier soporte material, hasta en soportes informáticos.

Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgánicamente y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Fondo: Conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producido orgánicamente y/o reunido y utilizado por una persona, una familia o un organismo, en el ejercicio de sus actividades y funciones.

Función: Conjunto de competencias homogéneas que delimitan cada uno de los grandes campos de actuación administrativa.

Gestión administrativa: Conjunto de actuaciones regladas que realizan las unidades administrativas para ejercer sus funciones y que pueden ser comunes y específicas.

Guía: Instrumento que describe globalmente fondos documentales de uno o diversos archivos, indicando las características fundamentales: organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de documentación. Recoge la información sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios.

Identificación: Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

Índice: Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en instrumentos de referencia y descripción.

Instalación: Conjunto de medios físicos dispuestos para la correcta conservación de los documentos.

Instrumento de consulta: Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual, que permita su localización y recuperación.

Inventario: Relación más o menos detallada que describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su organización en series documentales.

Patrimonio documental: Totalidad de documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público. También los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, religioso o sindical, y por entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado. Por último, integran el Patrimonio documental los documentos con una antigüedad superior a los cien años, generados, conservados o agrupados por cualquier otra entidad particular o persona física.

Préstamo de documentos: Acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con una finalidad administrativa o de difusión cultural.

Principio de procedencia: Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no han de mezclarse con los otros.

Cuadro de clasificación: Instrumento que refleja la estructura del fondo documental. Aporta los datos esenciales de esta estructura.

Protocolo de evaluación documental: Instrumento resultante de la fase de valoración de un fondo que necesita de los documentos que han de ser conservados y aquellos otros que han de ser eliminados al final de un período determinado o en circunstancias especiales.

Registro: Instrumento de control, normalmente bajo forma de volumen que contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés.

Cuadro topográfico: Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación de un depósito de archivo.

Restricción de consulta: Limitación temporal del derecho de acceso a los documentos establecida por las disposiciones legales para garantizar la reserva de determinados datos.

Serie documental: Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y reglado por la misma norma de procedimiento.

Firma topográfica: Numeración correlativa por la cual se identifican todas las unidades de conservación de un depósito.

Soporte: Material físico en el cual se registra la información (papel, pergamino, cintas, discos magnéticos, etc.).

Testimonio: Impreso normalizado que sustituye una unidad de conservación desplazada de su lugar habitual, en el cual han de constar la firma, el destino y la fecha de salida.

Tipo de documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento. Su formato, contenido informativo y soporte son homogéneos (ejemplo: Expediente de personal).

Título: Palabra, frase, carácter o grupo de caracteres que dan nombre de una unidad de descripción.

Título atribuido: Título dado por el archivero a una unidad de descripción que no dispone de título formal.

Título formal: Título que aparece de manera relevante sobre o dentro de la documentación que se describe.

Transferencia: Procedimiento habitual de ingreso de fondo en un archivo mediante traslado de las facciones de series documentales, una vez estas han cumplido el plazo de permanencia en la etapa anterior dentro de la red de archivos en la cual está integrado.

Unidad documental: Elemento básico de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios, y que forma un expediente.

Unidad de instalación: Cualquiera de las agrupaciones de unidades documentales homogéneas destinadas a su colocación en los depósitos (caja, carpeta, legajo, libro,...). Ha de contar con una firma inequívoca.